Im Bereich Compliance und unternehmerische Sorgfaltspflichten gilt: “documentation without hesitation!” Die Dokumentation aller entscheidenden Maßnahmen und Geschäftsabläufe innerhalb eines Unternehmens ist nicht nur in zahlreichen Gesetzen vorgeschrieben, sondern für das betriebliche Wissensmanagement und als späterer Nachweis gegenüber Behörden oder Gerichten zwingend.

Unternehmen sollten eine systematische Erfassung aller relevanten ESG-Daten anstreben, einschließlich Umweltkennzahlen, sozialer Verantwortung und Governance-Praktiken. Die Entwicklung klarer Richtlinien für das Management dieser Daten ist ebenso wichtig wie die Orientierung an international anerkannten Berichtsstandards. Der Einsatz von KI-basierter Software kann die Effizienz und Genauigkeit in der Datenverwaltung und -berichterstattung erheblich verbessern. Zudem ist die Schulung der Mitarbeiter im Bereich ESG von großer Bedeutung, um ein unternehmensweites Verständnis und Bewusstsein für die Thematik zu schaffen. Regelmäßige Berichte über ESG-Leistungen fördern die Transparenz gegenüber Stakeholdern und stärken das Vertrauen. Eine kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung der ESG-Dokumentation ist notwendig, um aktuelle Daten zu gewährleisten und den Fortschritt in Richtung nachhaltiger Entwicklung zu dokumentieren.

Auch das LkSG legt in § 10 Abs. 1 LkSG eine Dokumentationspflicht gesetzlich fest und verknüpft diese mit der Erstellung eines jährlichen Berichts über das vergangene Geschäftsjahr (s. unter «“J”- Jahresberichte LkSG»). Die interne Dokumenationspflicht dient als informatorische Grundlage für die behördliche Kontrolle nach § 13 Abs. 1 und 2 LkSG sowie für die öffentlich-rechtliche Durchsetzung der Sorgfaltspflichten. Daneben besteht für die verpflichteten Unternehmen die Möglichkeit, Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit hinsichtlich der Erfüllung ihrer menschenrechtlichen und umweltbezogenen Pflichten darzulegen. Die Dokumentation ist nach § 10 Abs. 1 S. 2 LkSG sieben Jahre lang aufzubewahren.