Das Oberlandesgericht (OLG) Düsseldorf hat in einem Beschluss vom 12. Januar 2024 nochmals klargestellt, dass die Schlussbilanz einer zu verschmelzenden Gesellschaft nicht bereits mit der Anmeldung der Verschmelzung zum Handelsregister eingereicht werden muss. Diese kann auch nachgereicht werden, allerdings muss sie bereits zum Zeitpunkt der Anmeldung erstellt worden sein. Eine erst danach erstellte Bilanz erfüllt die gesetzlichen Voraussetzungen nicht.

Sachverhalt

In dem der Entscheidung zugrundeliegenden Fall war am 30. August 2023 die Verschmelzung einer GmbH (hier auf ihren Alleingesellschafter) zum Stichtag 31. Dezember 2022 zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet worden. Der Verschmelzungsvertrag war bereits am 29. August 2022 beurkundet worden. Der Anmeldung war die auf den Stichtag 31. August 2022 aufgestellte Bilanz der übertragenden GmbH beigefügt.

Auf Beanstandung des Registergerichts, dass mit der vorgelegten Bilanz die Achtmonatsfrist des § 17 Abs. 2 Satz 4 Umwandlungsgesetz (UmwG) nicht eingehalten sei, erfolgte keine Reaktion, das Registergericht wies daraufhin den Antrag auf Eintragung der Verschmelzung zurück. Hiergegen wurde Beschwerde eingelegt und mit dieser eine auf den 31. Dezember 2022 aufgestellte Bilanz beigefügt. Diese war von der Gesellschafterversammlung am 27. Oktober 2023 festgestellt worden.

Das Registergericht half der Beschwerde nicht ab.

Entscheidung

Das OLG bestätigte die Entscheidung des Registergerichts.

Nach § 17 Abs. 2 Satz 4 UmwG darf die Schlussbilanz auf einen höchstens acht Monate vor der Anmeldung liegenden Stichtag aufgestellt worden sein. Diesem Erfordernis genügte die zunächst mit der Anmeldung am 30. August 2023 eingereichte auf den 31. August 2022 aufgestellte Bilanz nicht.

Auch die nachgereichte, auf den 31. Dezember 2022 aufgestellte Bilanz genügte diesen Voraussetzungen nicht, weil sie erst am 27. Oktober 2023, also erst nach Anmeldung der Verschmelzung zur Eintragung in das Handelsregister erstellt worden war.

§ 17 Abs. 2 Satz 1 UmwG schreibt vor, dass der Anmeldung der Verschmelzung eine Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers beizufügen ist. Dieser Wortlaut fordert, dass die Bilanz bei der Anmeldung bereits existiert. § 17 Abs. 2 Satz 4 UmwG fordert dann, dass „die Bilanz auf einen höchstens acht Monate vor der Anmeldung liegenden Stichtag aufgestellt ist und nimmt mit dem Wort „die“ auf die zuvor in § 17 Abs. 2 Satz 1 UmwG genannte einzureichende Bilanz Bezug. Daher darf die grundsätzlich mit der Anmeldung vorzulegende Bilanz auf einen höchsten acht Monate vor der Anmeldung liegenden Stichtag aufgestellt sein.

Zwar liegen im entschiedenen Fall zwischen dem Stichtag der Bilanz (31. Dezember 2022) und der Anmeldung (30. August 2023) nicht mehr als acht Monate, jedoch wurde diese Bilanz erst knapp zwei Monate nach der Anmeldung von der Gesellschafterversammlung festgestellt und von dem Geschäftsführer unterschrieben. Damit, so das OLG, genüge die nachträglich vorgelegte Bilanz nicht den gesetzlichen Anforderungen. Sie hätte nämlich nicht zusammen mit der Anmeldung am 30. August 2023 eingereicht werden können, da sie erst danach erstellt worden war.

Praxishinweis

In Literatur und Rechtsprechung ist umstritten, ob eine nicht bereits mit der Anmeldung der Verschmelzung zur Eintragung in das Handelsregister vorgelegte, sondern nachgereichte Bilanz tatsächlich zum Zeitpunkt der Anmeldung bzw. vor Ablauf des Achtmonatszeitraums bereits vorhanden, d.h. festgestellt worden sein muss. Allerdings besteht das Risiko, dass eine erst später festgestellte Bilanz vom Registergericht als nicht ausreichend beurteilt wird, was dann, wie im hier entschiedenen Fall, ggf. zur Zurückweisung der Anmeldung führt. Zu diesem Zeitpunkt ist dann in aller Regel auch der Achtmonatszeitraum verstrichen, so dass die Verschmelzung nicht mehr zum beabsichtigten Stichtag erfolgen kann. Es ist daher dringend zu empfehlen, bei Verschmelzungen dafür Sorge zu tragen, dass die entsprechende Schlussbilanz vor Anmeldung zum Handelsregister ordnungsgemäß aufgestellt und festgestellt ist.

Die Bilanz muss zudem von allen gesetzlichen Vertretern unterzeichnet werden. Nach herrschender Meinung können fehlende Unterschriften zwar noch nachgereicht werden, jedoch ist nicht ausgeschlossen, dass ein Registergericht hier eine andere Ansicht vertritt, was dann zumindest zu Verzögerungen der Eintragung führt. Zur Vermeidung von etwaigen Problemen in dieser Hinsicht empfiehlt es sich daher, bereits vor Anmeldung zum Handelsregister alle erforderlichen Unterschriften einzuholen. Diese Unterschriften müssen nicht auf ein und demselben Dokument geleistet werden, sie können ohne weiteres auf verschiedenen Ausdrucken derselben Bilanz erfolgen.

Die vorstehenden Ausführungen gelten entsprechend für andere umwandlungsrechtliche Vorgänge, bei denen eine Bilanz eines übertragenden Rechtsträgers zum Handelsregister eingereicht werden muss.

Das Umwandlungsrecht macht recht formalistische Vorgaben, weswegen es sich empfiehlt, bereits bei der Planung entsprechender Maßnahmen frühzeitig fachkundige Beratung einzuholen.

(OLG Düsseldorf, Beschluss vom 12.01.2024, 3 Wx 181/23)