Mit der EVB-IT Rahmenvereinbarung stellt der Bund ein dringend benötigtes weiteres Vertragsmuster für IT-Beschaffungsprojekte zur Verfügung und beschreitet zugleich neue Wege bei der Digitalisierung.

Was sind EVB-IT?

Die Ergänzende(n) Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) sind ein anerkanntes Instrument für IT-Beschaffungen der öffentlichen Hand und erlauben den Rückgriff auf standardisierte Vertragsregelungen, wie z. B. zur Haftungsbeschränkung, zu Gewährleistungsrechten, zu Preisanpassungen und Berichtspflichten. Als Muster sind sie zwischen öffentlicher Hand und Digitalwirtschaft verhandelt und fortentwickelt worden. Die EVB-IT repräsentieren einen guten Kompromiss, welcher die Akzeptanz im Markt bei Vergabeverfahren steigert und Prüfaufwände reduziert. Zudem enthalten diverse Haushaltsordnungen die Vorgabe, bei IT-Beschaffungen zwingend die EVB-IT zu verwenden. Derzeit gibt es 11 EVB-IT Vertragstypen – Kauf, Instandhaltung, Überlassung Typ A und B, Pflege S, Dienstleistung, System, Systemlieferung, Erstellung, Service und Cloud – samt der jeweils dazugehörigen AGB.

Funktion der Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarungen stellen ein flexibles Instrument dar, um insbesondere wiederkehrende Leistungen effektiv am Markt zu beschaffen. Festgelegt wird der „Rahmen“, innerhalb dessen die späteren Einzelaufträge erfolgen beziehungsweise die jeweiligen Leistungen abgerufen werden.

Mit der EVB-IT Rahmenvereinbarung können die Leistungsbereiche der bestehenden EVB-IT Vertragstypen vereinbart werden. Die verschiedenen EVB-IT Vertragstypen heißen im Rahmen der EVB-IT-Rahmenvereinbarung „Module“ und bilden den „Teil B“ der Rahmenvereinbarung. Dort können im Rahmen der ausgewählten Module Regelungen zu den konkreten Leistungsbereichen getroffen werden Zur EVB-IT Rahmenvereinbarung existieren keine speziellen AGB. Vielmehr werden je nach Anwendungsfall die entsprechenden EVB-IT AGB aus den anderen EVB-IT Vertragstypen einbezogen.

Smart-Contracting

Mit der neuen EVB-IT Rahmenvereinbarung werden zugleich neue Wege bei der Digitalisierung der öffentlichen IT-Beschaffung beschritten. Erstmalig wird ein EVB-IT-Vertragsmuster ausschließlich in digitaler Form in der Anwendung „EVB-IT digital“ bereitgestellt. EVB-IT digital ermöglicht Auftraggebern die automatisierte Erstellung von Verträgen mittels einer nutzerorientierten Interviewtechnik. In einem intuitiv zu bedienenden Vertrags-Wizard werden passende Verträge durch die automatisierte Kombination von standardisierten Regelungs- und Vertragselementen erstellt. Die Anwendung leistet damit einen konkreten Beitrag zur Verwaltungsdigitalisierung im Kontext der öffentlichen Beschaffung und legt den Grundstein für Smart-Contracting in der öffentlichen Verwaltung. Perspektivisch ist die Integration in weitere Geschäftsprozesse geplant, wie z. B. in Vergabemanagement-Systeme, Vertragsmanagement-Systeme und Warenwirtschafts-Systeme.

Benefits der EVB-IT Rahmenvereinbarung

Nicht selten sind IT-Leistungen auch schon bislang mittels Rahmenvertrag vergeben worden. Beschaffungsstellen aus Bund, Ländern und Kommunen konnten dabei aber auf kein einheitliches Vertragsmuster zurückgreifen, sondern mussten sich eigene Lösungen „basteln“. Dies war bisher nicht selten mit hohem Zeit- und Kostenaufwand für die Beschaffungsstellen verbunden. Auch für Unternehmen aus der Digitalwirtschaft, die sich an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen wollten, führte das zu einem nicht unerheblichen Prüfaufwand. Die neue EVB-IT Rahmenvereinbarung setzt diesem „Wildwuchs“ ein Ende und wird zu mehr Standardisierung und Rechtsklarheit beitragen.

Das neue Vertragserstellungstool EVB-IT digital wird als eine Open Source Lösung im Webbrowser lokal ausgeführt. Es ermöglicht, Verträge teilautomatisiert zu erstellen. Dies führt die IT-Beschaffung raus aus der bisherigen Formularlogik, hin zu einer modernen, interviewgeführten und digitalen Vertragserstellung.